Vamos a hablar un poco de ese binomio tan bien conformado, de esa simbiosis que conforman la planificación y la ejecución de proyectos.
Parece que, una vez tenemos el enunciado del problema, lo que hemos de hacer inmediatamente, sin dilación alguna, es ponernos a trabajar en su solución, en la ejecución del proyecto en sí. ¡Gran error!, señores. La ejecución de un proyecto, por sí misma, por muy bien que se articule técnicamente, si no se acompaña de una correcta planificación previa y vaya en consonancia con ésta, lo más seguro es que nos lleve al fracaso general del proyecto.
Se encontraba un fornido leñador en un bosque, con un hacha enorme, talando finos árboles con muchísimo esfuerzo y a un ritmo muy lento, por más golpes que daba y daba a esos finos troncos, por más que se esforzaba con todo su cuerpo, los endebles troncos se resistían.
Un señor que pasaba por allí se paró a observar la escena, se acercó y le dijo “señor leñador, ¿me permite ver el hacha que está utilizando? “. El leñador se la dejó y el señor observó que era un hacha completamente roma, sin filo alguno, ya desgastado de tanto golpe y le dijo: “señor leñador, ¿por qué no afila este hacha y verá cómo no se le resisten esos finos troncos?” A lo que el leñador le respondió sin titubear: “deje, deje, no tengo tiempo para afilar hachas, ¿no ve la cantidad de árboles que me quedan por talar?”…
¿Os suena la paradoja? Eso es lo que nos suele pasar, nos enzarzamos en la ejecución de tareas y no hacemos una correcta gestión del proyecto, lo que hace que nos cueste mucho más todo y que tengamos (o podamos tener) un gran coste de oportunidad, que cuando llegue la solución ya no haga falta…
No vamos a hablar aquí de metodologías ni estándares, que muchas veces nos ciegan, sino de sentido común, da igual cómo se haga, pero planificar correctamente es la clave previa a ponernos a ejecutar cualquier tarea o proyecto. Y hemos de planificar desde dos puntos de vista complementarios:
- Planificación general de hitos y entregables, más relacionada con la gestión del proyecto
- Planificación temporal de la ejecución, a intervalos fijos de tiempo, con seguimiento continuado
Esta planificación ha de seguir un enfoque “top-down”. Se ha de hacer la planificación de hitos y entregables desde el mayor punto de abstracción posible hasta el más concreto y después, derivada de esta planificación y en absoluta consonancia con ella, se ha de establecer esa planificación a intervalos de tiempo constantes, que nos permitan seguir correctamente la ejecución del proyecto.
¿A qué nos ayuda planificar adecuadamente?
Una vez tenemos estas planificaciones, conseguimos dos grandes objetivos que nos van a ayudar inestimablemente a una correcta ejecución del mismo:
- Nos sirve de guía, de hoja de ruta, para saber qué va después de qué y qué antes de qué en la ejecución del proyecto
- Nos protege contra influencias externas, contra esas tareas que van saliendo “a salto de mata” (muchas veces no relacionadas con el proyecto que nos ocupa) y que nos distorsionan enormemente la ejecución del proyecto. Teniendo estos planes, ya tenemos claro cuáles son las prioridades.
Por tanto, planifiquemos y ejecutemos correctamente los proyectos, una cosa de la mano de la otra, invirtamos un poco de tiempo en planificar y gestionar correctamente nuestros proyectos y estaremos mucho más satisfechos porque sabremos lo que se espera en cada momento, sabremos cómo va, las desviaciones que hay y podremos hacer una correcta gestión de riesgos.
En resumen, planifica + ejecuta correctamente, gestiona tus proyectos, afila el hacha y serás mucho más feliz en u trabajo día a día, ¿quieres probarlo?